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略谈外文收发与对外贸易

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略谈外文收发与对外贸易顾平贵目前，在我国的各大、中型外贸企业内都设有厶外文收发"。但是，人们在谈论外贸业务时，几乎无人提及，仅仅把外文收发看做一般行政工作，甚至觉得微不足道。在对外贸易中，外文收发的地位究竟如何?是否值得重视?怎样做好这项工作，以促进对外贸易的发展?在此稍加探讨。必不可少的环节凡外贸工作者大都知道，在对外业务往来中，除当面洽谈外，大量的函、电交流是交易的主要渠道。询价、报盘、接受、寄送书面合同及单据等等，均需使用函电，商讨交易中发生的问题也多使用函电。以江苏省化工进出口分公司这一中型企业为例，仅一九八二年一年就收到国外发来的信函7，136件、电报R，229份(除电传及港澳地区的中文电报)。不难想象，如果没有“外文收发"将那成千上万的信函和电报整理、分类、送交有关人员办理，那将会给公司的对外业务造成怎样的混乱。因此，对进出口业务、外贸企业而言，外文收发与外销、单证等工作一样，是不可缺少的工作环节。迅速、准确的收发是决胜之基因在日常工作中，常有一些业务员焦急地等待着外商的信息，不时向收发室(员)询问。客商询价、接受增盘的函电只有及时送交经管人办理，才不会坐失良机，尤其是敏感商品。假如对方接受或确认报盘的邮件、电报在收发环节被耽误了，没有在有效期内送达经管人，就可能：①增加业务员的焦虑，②延误书面合同的订立，⑧完全丧失可能达成的交易，打乱我一38一销售(进口)计划。交易达成后的函电更为重要，它是否得到迅速、准确的处理，关系到交易能否顺利进行、安全收汇。在以F．O．B价格条件成交的出口贸易中，若买方关于指定船只名称以受载日期的电报被延误，就会使我方出运工作处于被动局面，严重者会贻误船期、造成经济损失。可是，要做到外文函电分发迅速、准确，也非易事。在实际工作中，有的信函、电报内容清晰，容易确定去向}但也有不少函电(尤其电报)文字过分简单、意思含糊。发报人或者只采用自编的、非公认的缩写，或者只重提某种原始文件(如订单之类)的编号，故难以确定其涉及的业务或部门。这就要求收发工作者不仅必须具备一定的外语水平、外贸业务知识，还要积极开动脑筋，才能想方设法将那些含糊其词的函电落实到经办人，确保进出口业务的顺利进行。某公司收到一份来自美国的电报，电文仅表明急待我方商品“ACA"的运送及有关资料，要求电复。“ACA”作为商品的名称，在现有缩略语词典中唯以“ac．a即acetic acid(醋酸)’’出现。经查问，该公司当时尚未与此商人谈过醋酸业务。那么，“ACA"究竟是何物?外销员都不知道。收发同志为国家利益着想，千方百计致电原发报人，终于查明“ACA"意指“AluminiumChlorideAnhydrous无水三氯化铝”。于是立即送交经管人员处理，促进了贸易的发展。经营管理的哨兵函电不仅是对外交流的重要工具，它也是企业经营作风、业务状况的百科日记。看函电即可对企业的面貌有所了解。善于从函电中发现问题并加以解决，有利于加强企业的经营管理。但是，由于工作繁忙等因素，公司的领导人不可能直接阅看大量的函电，另一方面，有些业务员(部 f-1)对贸易过程中发生的问题尤其因自己的疏忽所造成的事故及外商的批评意见往往不能如实汇报。“外文收发”的特殊“身份，，恰好填补这一空隙。收发同志主动向企业的领导人反映有关问题，将重要问题的函电先呈送经理阅示，对企业的经营管理大有裨益。82年6月，一外商来函向某口岸公司询购医药产品，但业务员迟迟未复。直到八月份，该商人再次来函催购，并批评我方不复函电的做法。于是，收发员向经理报告了这情况，促使业务员复函，以便挽回影响。其后，我大使馆亦根据外商的反映致函省外贸局，要求“改变不复函电的坏作风”。oooo。ooooo。ooooooooo。ooooooooooo。oo。o。oooo。。。ooo。。oo。o。。oo。o。。。o。o。。。ooooo。ooo。o％