中外建筑工程施工档案资料多样化管理 - 海外文摘·学术版杂志社投稿

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中外建筑工程施工档案资料多样化管理

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在社会经济发展过程中，对每一种活动的开展及相关过程的记录与管理，对文字、图片、音像等诸多材料的整理规范，建档立案，是对历史的负责，是对今后工作的指导。档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。工程资料是与建筑工程建设过程同步形成，并能真实的反应建筑工程的建设情况和实体质量的档案材料，可为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息，因此整理一套完整的施工资料十分必要。

随着中国经济的飞速发展，中国建筑海外市场的不断拓展，中国建筑逐渐被世界认可，建筑企业走出国门所面临的挑战也在逐步增加，其中建筑工程资料的管理就是其中很重要的一项挑战。

工程资料是对施工项目质量情况真实的反应，由于工程资料的形成贯穿整个工程阶段，从项目立项至工程竣工验收，以及后期档案归档，但建筑工程建设周期长，建筑材料种类繁多，生产工艺又较为复杂，必然导致建设工程资料具有一定的复杂性，因此要求各种资料必须按照施工的进度及时收集、整理，且需保证资料的真实、完整。由于现场资料分散在很多人手中，因此要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料进行逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯，并对资料进行统一的分类整理，及时做好资料的审查备案工作。在项目竣工后资料员应及时把所有资料汇总核对，并按A、B、C 册资料管理要求装订成册，工程技术资料经有关部门核查通过后，由项目资料员负责将一套完整的工程技术资料（包括竣工图）移交至建设单位指定档案管理单位及施工单位公司档案室归档。

首先管理资料，中国标准前期手续较为复杂，从立项审批、勘查设计阶段开始均需国家各级相关部门批准、核查，且需有建设工程所在管辖地的质量安全监督站许可方能开工。海外项目很多并无繁琐的手续，建设单位有土地使用权便可直接进行招投标，确定中标单位签订合同后就可办理开工，相关手续皆为当地标准要求，并无质监站参与监督管理，因此会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件资料，出具验收文件基本为属地文字或英文。其次，中国建筑海外项目所在国家基本是落后国家，能提供的建筑工程原材料有限，且出具的原材料出厂合格证、检验报告等均为当地或者欧美国家标准，并且均为当地文字或英文。亦有很多原材料其国家不具备提供的能力，需从中国或者他国进口，于是牵扯到原材料的采购、运输、检测等，由于很多国家没有自己的建筑工程相关法律法规及执行验收标准，所以会采用中国标准或欧美标准，例如中国建筑股份有限公司所承建的援柬埔寨体育场项目，该国家金边大学实验室所执行标准为美国标准，但因该项目为援建项目，故中国标准亦被认可，因此，部分由中国进口的原材料发运出中国之前均选择在中国境内进行现场见证抽样检测，由于运输的材料到场后检测报告无法及时跟随材料到场，因此现场采用扫描件验收，检测报告原件后补，所以也就造成了档案资料的多标准化及多国文字化。再次，施工现场较多检测为属地检测，出具的试验报告均为英文报告或当地文字报告，故对资料员的专业水平及专业英文水平都有一定的要求，也促进了建筑企业对专业人才管理水平的提高。最后，各国家竣工验收要求不同，很多国家并不要求进行消防等专项验收，验收程序较为简单，对档案资料的归档要求及归档范围也均不相同，且因语言文化差异的不同，建设单位均会要求工程竣工后移交于建设单位的档案资料中，工程使用及维修保养手册为中外文版，以便于建设单位的后期维护保养工作顺利进行，这便要求现场资料管理工作者对当地档案归档工作进行及时的了解反馈，以便于后期竣工验收后的资料归档移交工作顺利进行。

因不同国家的标准不同，所以促进了企业对档案资料的多变性管理，针对不同国家所要求的需归档资料也不尽相同，这就对档案管理人员和施工现场资料管理人员的沟通协调有了一定的要求，档案管理工作者需时时了解关注各国家各项目资料管理工作，以便于指导收集所需档案资料，同时保留收集国内要求归档资料。有助于提高现场资料管理者的工作水平，也为国内档案管理工作提供不同的国家项目不同的档案管理建议。